Si te dedicas a la organización de eventos y te pregunto con qué frecuencia dispones de un buen briefing del cliente, es posible que tu respuesta sea una de las siguientes:
- Siempre, si das por válido como briefing un correo electrónico de no más de 10 líneas con los datos básicos.
- Pocas veces, creo que me ha tocado la lotería con más frecuencia…
- ¿Un briefing? JAJAJAJAJA… Estás de broma, ¿verdad?
Puede que no me creas pero… ¡los buenos briefings pre-evento existen! El problema es que las prisas del día a día nos van ganando el terreno y con más frecuencia de la que debiera, el briefing se convierte en una de esas tareas del tipo “Bueno, la próxima vez lo hacemos, cuando no vayamos tan ajustados de tiempo”.
Pero si crees que no puedes pararte a hacer un briefing para tu evento, te confundes. ¡No puedes NO pararte a hacer el briefing de tu evento!
¿Qué es un briefing y qué debe incluir?
El briefing (o brief, como prefieras llamarlo) es un resumen de los aspectos primordiales del evento. Será tu guía para diseñar un proyecto increíble (¡que además pueda llevarse a cabo!) ahorrándote tiempo y alcanzando los objetivos marcados. Así que, seas una agencia del sector o alguien con la necesidad de celebrar un evento de cualquier tipo, aquí tienes una checklist con lo que debes incluir en el briefing de tu próximo evento:
- Descripción de la empresa o marca para conocer su historia, filosofía y personalidad.
- Objetivos: ¿Qué efecto buscamos tener sobre nuestro público? Formativo, lúdico, fortalecer las relaciones de un equipo, promocionar un producto o servicio,… Esto nos ayudará a determinar qué tipo de evento es el más adecuado.
- Público objetivo: Aquí debes incluir no sólo datos demográficos como número de participantes, asistentes VIP, cargos, franja de edad, países de origen, necesidades especiales,… Sino qué puede motivarles a participar en el evento, qué disposición tienen hacia la marca o producto. Recoge también información sobre problemas en la relación marca-público, en caso de haberlos. Algunos de estos datos, como por ejemplo el número de participantes aproximado nos ayudará a acotar otros aspectos fundamentales como posibles espacios donde celebrarlo.
- Posicionamiento que buscamos: ¿Qué queremos que piense el público objetivo tras haber asistido al evento? ¿Qué sensaciones y conclusiones queremos que se lleve?
- Mensajes principales que debemos comunicar durante el evento para lograr dicho posicionamiento.
- Tono: Según el perfil de los asistentes y el efecto buscado, el tono podrá ser divertido, informativo, formal, creativo,… ¿El evento gira en torno a alguna temática concreta?
- Timing: No te quedes sólo en datos evidentes como la fecha, duración, hora y sede. Incluye la flexibilidad que hay en estos aspectos, teniendo en cuenta que factores como el día de la semana y el horario también influirán en el enfoque del evento. Contempla la necesidad de integrar el evento dentro del marco de otras acciones de comunicación de la empresa.
- Contenido del programa, especificando si habrá actividades que requieran alguna logística especial. Aunque aún falta mucho para poder preparar la escaleta, conocer los diferentes bloques en torno a los que se organizará el evento nos será útil para considerar los diferentes tipos de proveedores que necesitaremos contratar.
- Presupuesto: Toda la creatividad, producción y logística proyectada debe ser, en primerísimo lugar, factible y posible de llevar a cabo. Y para ello, es vital que exista transparencia sobre el presupuesto disponible. En este punto también debemos indicar si el evento será gratuito para los asistentes o no.
- Equipo y responsabilidades: Personas de contacto tanto por parte del cliente como otros colaboradores externos designados por éste.
- Aspectos sociales y legales a tener en cuenta, incluyendo códigos deontológicos, necesidad de permisos especiales, protocolo, condicionantes culturales,…
- Antecedentes: Si el evento se ha celebrado en otras ocasiones, será interesante recopilar información sobre los puntos fuertes y débiles de las ediciones anteriores.
¡No te dejes intimidar por este listado! Recuerda que toda esta información servirá para impulsar tu productividad y aportar soluciones creativas, sensatas y realistas en tiempo, forma y presupuesto.
¿Quién hace el briefing?
Es verdad que cada vez son más frecuentes los eventos “last-minute”. Pero como profesionales de la organización de eventos, la responsabilidad última de tener un buen brief es nuestra. ¡Así que no vale eso de “es que el cliente no me lo ha mandado”! Quizás espera que seamos nosotros quienes hagamos las preguntas necesarias. Quizás desconozca qué información debe incluir. ¡O quizás está demasiado ocupado atendiendo a sus propios clientes! Así que, si queremos ser un verdadero partner para nuestros clientes debemos saber y querer cubrirles las espaldas en todo lo relacionado con su evento. Y eso incluye la preparación del brief en caso de que éste nos llegue incompleto o, en el peor de los casos, no nos llegue en absoluto. A fin de cuentas, ¡para eso nos han llamado!
Pero… ¿hace falta tener un briefing para cada evento que hago?
Sí, pero no.
Sí, en el sentido de que es la herramienta básica para entender lo que se necesita. Sin un briefing, podremos presentar propuestas muy interesantes pero no por ello efectivas.
Sin embargo, nuestra experiencia nos ha demostrado que ofrecer un servicio excelente te permitirá establecer una relación estrecha con el cliente, llegando a trabajar como una extensión de su equipo. En estos casos, tienes un conocimiento tan intenso del cliente y sus necesidades que el brief del cliente puede reducirse, entonces sí, a un sencillo correo electrónico.
Así nos gusta hacer las cosas en Akadama Eventos. (No, no nos referimos a tener briefings de solo 10 líneas 😉 ). Trabajamos duro para ser algo más que tu empresa de referencia en la organización de eventos. Queremos ser tus partners de confianza para conocer tus necesidades y aportar soluciones que maximicen el potencial de tu marca. Así que si tienes cualquier tipo de evento que organizar, ¡charlemos y veamos en qué te podemos ayudar!
