Si te dedicas a la organización de eventos y te pregunto con qué frecuencia dispones de un buen briefing del cliente, es posible que tu respuesta sea una de las siguientes:
- Siempre, si das por válido como briefing un correo electrónico de no más de 10 líneas con los datos básicos.
- Pocas veces, creo que me ha tocado la lotería con más frecuencia…
- ¿Un briefing? JAJAJAJAJA… Estás de broma, ¿verdad?
Puede que no me creas pero… ¡los buenos briefings pre-evento existen! El problema es que las prisas del día a día nos van ganando el terreno y con más frecuencia de la que debiera, el briefing se convierte en una de esas tareas del tipo “Bueno, la próxima vez lo hacemos, cuando no vayamos tan ajustados de tiempo”.
Pero si crees que no puedes pararte a hacer un briefing para tu evento, te confundes. ¡No puedes NO pararte a hacer el briefing de tu evento!
¿Qué es un briefing y qué debe incluir?
El briefing (o brief, como prefieras llamarlo) es un resumen de los aspectos primordiales del evento. Será tu guía para diseñar un proyecto increíble (¡que además pueda llevarse a cabo!) ahorrándote tiempo y alcanzando los objetivos marcados. Así que, seas una agencia del sector o alguien con la necesidad de celebrar un evento de cualquier tipo, aquí tienes una checklist con lo que debes incluir en el briefing de tu próximo evento:
¡No te dejes intimidar por este listado! Recuerda que toda esta información servirá para impulsar tu productividad y aportar soluciones creativas, sensatas y realistas en tiempo, forma y presupuesto.
¿Quién hace el briefing?
Es verdad que cada vez son más frecuentes los eventos “last-minute”. Pero como profesionales de la organización de eventos, la responsabilidad última de tener un buen brief es nuestra. ¡Así que no vale eso de “es que el cliente no me lo ha mandado”! Quizás espera que seamos nosotros quienes hagamos las preguntas necesarias. Quizás desconozca qué información debe incluir. ¡O quizás está demasiado ocupado atendiendo a sus propios clientes! Así que, si queremos ser un verdadero partner para nuestros clientes debemos saber y querer cubrirles las espaldas en todo lo relacionado con su evento. Y eso incluye la preparación del brief en caso de que éste nos llegue incompleto o, en el peor de los casos, no nos llegue en absoluto. A fin de cuentas, ¡para eso nos han llamado!
Pero… ¿hace falta tener un briefing para cada evento que hago?
Sí, pero no.
Sí, en el sentido de que es la herramienta básica para entender lo que se necesita. Sin un briefing, podremos presentar propuestas muy interesantes pero no por ello efectivas.
Sin embargo, nuestra experiencia nos ha demostrado que ofrecer un servicio excelente te permitirá establecer una relación estrecha con el cliente, llegando a trabajar como una extensión de su equipo. En estos casos, tienes un conocimiento tan intenso del cliente y sus necesidades que el brief del cliente puede reducirse, entonces sí, a un sencillo correo electrónico.
Así nos gusta hacer las cosas en Akadama Eventos. (No, no nos referimos a tener briefings de solo 10 líneas 😉 ). Trabajamos duro para ser algo más que tu empresa de referencia en la organización de eventos. Queremos ser tus partners de confianza para conocer tus necesidades y aportar soluciones que maximicen el potencial de tu marca. Así que si tienes cualquier tipo de evento que organizar, ¡charlemos y veamos en qué te podemos ayudar!
