En la organización de un evento, la gestión de los participantes es una de las piezas clave del éxito. ¡Recuerda que cada ponente y cada asistente es tu invitado!, y merece ser tratado como tal. De ahí la importancia de elaborar una lista de asistentes cuya precisión esté a la altura de tu evento.
Quizás no seas de esas personas que lleva el nivel de detalle a límites insospechados – lo reconozco, soy extremadamente minucioso 😉 – pero quiero compartir contigo unos criterios sencillos que, aplicados con rigurosidad, beneficiarán el funcionamiento de tus listas de asistentes y te harán la vida más fácil.
- Una herramienta que debes dominar: Excel. Si no dispones de software ad-hoc, Microsoft Excel es la herramienta más asequible para gestionar tu lista de asistentes. Incluye una enorme cantidad de funciones que te permitirán sacar el máximo rendimiento de tu lista, eso sí, siempre que domines su manejo. ¿Sólo alcanzas un nivel de usuario? ¡Quizás sea el momento de invertir en tu formación!
- Las listas son como las madres: ¡No hay más que una! En lugar de tener muchas listas repartidas en diferentes archivos, es mejor crear una “master list” donde establezcas diferentes categorías y filtros. De este modo tendrás acceso a todos los datos, agrupándolos o depurándolos según te convenga.
- Un campo para cada dato. Aunque se haga con frecuencia, ¡no caigas en la tentación de poner más de un dato en un campo! Por ejemplo, a la hora de incluir el nombre completo de un asistente, dedica un campo para el nombre, otro para el primer apellido y otro para el segundo. Y lo mismo con la dirección: códigos postales, ciudades, provincias y países cada uno en su campo. Esto te facilitará el trabajo a la hora de combinar datos a otros programas, ya sea para personalizar sobres, hacer acreditaciones, o sacar estadísticas sobre los asistentes.
- Establece criterios para la introducción correcta de datos. Es muy probable que más de una persona trabaje con la master list. Por ello, es fundamental establecer unos criterios para introducir los datos. Mayúsculas, tildes, abreviaturas, formato de nombres compuestos… Recuerda que hacerlo bien desde el principio te evitará perder el tiempo (y los nervios) haciendo correcciones después.
- Repaso exhaustivo. Seguramente habrás recibido la información de los asistentes de diferentes fuentes: listas de años anteriores, el cliente, inscripciones on-line, correos electrónicos, redes sociales, call-centers… Por ello, lo más normal es que algunos invitados aparezcan duplicados y que no todos los datos sigan los criterios y el formato correctos.
- Sácale el máximo rendimiento a tu master list. La gran ventaja de tener una master list muy bien hecha es que te permitirá controlar muchos otros aspectos más allá del listado de invitados. Invitaciones, confirmaciones, rooming lists, seating lists, necesidades especiales, fechas de llegada y salida, transfers, acompañantes, ponentes, nº de invitados por categorías, totales…
