Si te has propuesto la organización de un evento, ¡prepárate para tomar muchas decisiones!. Una de las que tendrán mayor impacto en el desarrollo del evento será la elección de la sede, por lo que además de aspectos fundamentales como la disponibilidad de fechas y el precio, deberás tener en cuenta otros aspectos esenciales:
Una vez considerados estos aspectos, tendrás un mejor criterio para seleccionar la sede que mejor se ajusta a las necesidades de tu evento. Ahora, ¡a por todo lo demás!
Aunque quizás no dispongas del tiempo necesario… En ese caso, Akadama Eventos somos expertos en gestión estratégica de eventos y estamos preparados para ser tus compañeros de viaje. Dedícate a atender a tus clientes, a fortalecer tu relación con ellos, nosotros nos ocuparemos de todo lo demás.
- Capacidad: no solo importa el “cuánto”, sino también el “cómo”. Al solicitar datos sobre la capacidad, ten en cuenta el tipo de montaje y el uso que le darás a cada sala y demás zonas de la sede (en teatro, en escuela, de pie). No olvides comprobar también la distribución (existencia de columnas, escalones, etc. que puedan dificultar la visibilidad de los asistentes) y tener siempre un Plan B ágil en caso de utilizar espacios al aire libre. Como organizador de eventos, ¡no querrás que termine pasado por agua!
- Servicios de catering: evita los tragos amargos. Independientemente del tipo de evento que vayas a celebrar, lo más probable es que necesites contar con un servicio de restauración, ya sea un simple coffee break o una cena de gala. Consulta qué opciones ofrecen, si disponen de cocina, y si trabajan con un catering en exclusiva o tienes libertad para llevar el proveedor de tu elección.
El hecho de que tengan exclusividad con un catering puede ser una buena noticia (conocen los salones, las instalaciones de la cocina, los tiempos necesarios, las zonas de descarga de material,…). ¡Pero no te confíes!. Si la empresa de catering en cuestión no alcanza los niveles de calidad que necesitas para tu evento, tanto en la comida como en el personal de sala, busca otras opciones. Puede que los asistentes no comenten lo increíble que era el escenario, ¡pero no dejarán de hablar de lo mal que les pareció la comida!.
- Servicios audiovisuales: The show must go on. Algunas sedes disponen de su propio material audiovisual que podrás alquilar, otras tienen acuerdos y/o exclusivas con empresas de audiovisuales que podrán ofrecerte los servicios que necesites, y otras sedes más flexibles permiten que lleves al proveedor audiovisual de tu confianza. Si éste último no es el caso, asegúrate de contar con los técnicos y profesionales adecuados para darte apoyo durante la celebración del evento, y que éstos conozcan tus necesidades con la suficiente antelación, realizando una prueba previa si es posible. Solo así estaréis preparados para salvar los imprevistos que puedan surgir durante la producción del evento.
- Alojamiento: comodidad ante todo. La regla de oro en la organización de eventos es hacer todo lo posible para que los asistentes se encuentren cómodos durante el transcurso del mismo. Por lo tanto, si puedes evitar que tus invitados tengan que hacer desplazamientos innecesarios, depender de transportes auxiliares, buscar aparcamiento… ¡evítalo!. A la hora de elegir sede para tu evento, ten en cuenta si dispone de alojamiento propio o en las inmediaciones, la facilidad de acceso a aeropuertos y estaciones de tren (en caso de recibir invitados de otras ciudades), parking para los asistentes, etc.
- Accesibilidad: celebra un evento del que puedan disfrutar todos. Analiza bien los perfiles de tus asistentes para tener en cuenta a aquellos con necesidades especiales ya sea por cuestiones de discapacidad, de intolerancias alimentarias, o de cualquier otra. En caso de necesitarlo, ponte en contacto con las Asociaciones correspondientes: estarán encantadas de ofrecerte su ayuda y experiencia. No solo estarás colaborando con la concienciación colectiva, sino que disfrutarás del agradecimiento de los asistentes mucho más allá de la clausura del evento.
- Flexibilidad: espacios versátiles, personal dispuesto. Al valorar posibles sedes en donde celebrar un evento, es necesario ir más allá de los datos objetivos. Como organizador de eventos, debes encontrar un espacio que puedas customizar para que comunique la imagen de marca correctamente, y adaptar para que además de ser visualmente impactante, sea funcional.
Esta versatilidad del espacio debe venir acompañada por la colaboración estratégica del personal de la sede. Ellos tienen un importante papel en el éxito de tu evento, y deben compartir
- Funcionamiento: conoce la maquinaria en marcha. A la hora de programar tu visita de prospección a la sede, fija unas fechas en las que puedas verla en su doble vertiente: con y sin evento. Haz una primera visita cuando no se esté celebrando ningún acto para poder recorrer las instalaciones y consultar tus dudas con tranquilidad. La persona que te atienda lo agradecerá y juntos podréis ver las diferentes posibilidades que ofrecen los espacios. Pero no dejes de hacer una segunda visita cuando se esté desarrollando un evento en la sede. Solo así podrás comprobar cómo funciona en realidad bajo la “presión del directo”, desde la atención del personal hasta la limpieza de los baños.
Una vez considerados estos aspectos, tendrás un mejor criterio para seleccionar la sede que mejor se ajusta a las necesidades de tu evento. Ahora, ¡a por todo lo demás!
Aunque quizás no dispongas del tiempo necesario… En ese caso, Akadama Eventos somos expertos en gestión estratégica de eventos y estamos preparados para ser tus compañeros de viaje. Dedícate a atender a tus clientes, a fortalecer tu relación con ellos, nosotros nos ocuparemos de todo lo demás.
