Así que ya has hablado con ellos un par de veces, habéis aprendido un poco más el uno sobre el otro, y las cosas han empezado con buen pie. Pero antes de comprometerte y establecer una relación seria, quieres conocerlos mejor.

No, no estamos hablando de tus futuros suegros. Estamos hablando de tu empresa de organización de eventos 😉

Tener una reunión inicial con tu agencia de eventos permitirá aclarar todas las preguntas importantes – ¡tus preguntas y las suyas también! Un buen organizador de eventos sabrá entender tus necesidades, pero ayudándote a mantener los pies en la tierra.

Las reuniones juegan un papel decisivo en la planificación de eventos, pero también es vital la productividad.

Lo primero es tener claro si realmente necesitas una reunión para consultar tus preguntas. La experiencia nos dice que los clientes a veces insisten en repasar aspectos del evento en persona cuando podrían ser resueltos fácilmente por teléfono o correo electrónico. Si has contratado a expertos en gestión de eventos, confía en ellos: ellos sabrán si mantener una reunión es lo más productivo en esta fase.

Si ese es el caso, ten en cuenta estas recomendaciones. ¡Tener reuniones pre-evento productivas es el primer paso para que tu evento sea un éxito!

  • Documentación previa a la reunión: Siempre que sea posible, proporciónale información a la empresa de eventos con antelación para que no tengan que perder tiempo en la reunión leyendo (y hacértelo perder a ti). Muchas agencias disponemos de un briefing que recoge toda la información relevante que necesitamos manejar. No olvides puntualizar las cuestiones que quieras desarrollar en persona.
  • Asistentes: dando una vuelta de tuerca a “la regla de las 10 personas” de Google, las reuniones pre-evento normalmente pueden reducirse a un máximo de cinco asistentes. Recuerda que no necesitamos espectadores, sólo asistentes que tengan capacidad de decisión en la planificación del evento.
  • Calcula el tiempo sabiamente: Consulta con tu coordinador de eventos para calcular la duración estimada de la reunión, para que los asistentes puedan planificar su día en consecuencia. El tiempo es oro, pero no tiene sentido celebrar una reunión tan corta que no se puedan tomar decisiones, ni tan larga que se pierda el tiempo en temas irrelevantes en esa fase del proceso. En líneas generales, las reuniones para el briefing inicial suelen durar entre 1-2 horas, mientras que las sucesivas que se tienen durante el proceso de organización normalmente se puede resolver en 45-60 minutos. Un consejo: si se necesitan abordar temas en profundidad, convoca la reunión por la mañana temprano para que todos estén bien centrados ¡y no bajo los efectos de la morriña post-almuerzo!
  • Presentaciones: Si es una de las primeras veces que os reunís con la empresa de producción de eventos, dedícale el tiempo necesario a presentar a tu equipo. Si has tenido en cuenta nuestra recomendación anterior, todos los que asistís a la reunión en nombre de tu empresa tenéis un papel importante en la organización del evento. Dale a la agencia de eventos una idea clara de quién es quién, las responsabilidades que cada persona tendrá en el proceso de planificación y nombra una persona de contacto que estará autorizada para la toma de decisiones definitivas. La empresa de eventos, por su parte, también debe designar un coordinador para ser vuestra persona de contacto.
  • Quién debe dirigir la reunión: Si los expertos en organización de eventos toman las riendas y guían la reunión haciendo preguntas claras y constructivas, no es que quieran quitarte tu sitio; tan solo están intentando optimizar la productividad de la reunión. ¡Después de todo, las reuniones pre-evento están para tomar decisiones y no para charlar!
  • Sé transparente sobre lo que requieres de ellos y cuál será su ámbito de responsabilidad. Si estás pensando contratar algunos proveedores directamente para ahorrar algo de dinero (catering, azafatas, AV, …), díselo. El 99% de las veces esto no va a notarse apenas en el presupuesto, pero el 99,9% de las veces te estarás arriesgando a que tu evento no vaya como la seda. Infórmate bien de los servicios que ellos te pueden ofrecer, y plantéate trabajar con ellos como verdaderos miembros de tu equipo. Permitir que los expertos hagan su trabajo no sólo garantiza el éxito de tu evento, ¡sino que hará tu vida mucho más fácil!
  • Presupuesto: Expón con claridad el presupuesto del que dispones. Así evitarás perder el tiempo hablando de ideas magníficas que no pueden aplicarse a tu evento. Darles una cifra estimada les permitirá ofrecerte opciones creativas, sensatas y realistas desde el principio.
  • Sedes: Si aún no has decidido dónde tendrá lugar tu evento, ¡te estás haciendo a ti mismo un gran favor! El coordinador de eventos os podrá sugerir marcos idóneos y apropiados a la envergadura y alcance del evento. Sin embargo, si la sede ya ha sido elegida, la reunión puede incluir una visita de prospección a dicha sede. Visitar juntos los espacios en una etapa temprana del proceso no solo te facilitará visualizar sus propuestas, sino que permite al organizador identificar problemas potenciales que quizás no hayas detectado.
  • Para tener una idea más clara del estilo de evento que buscáis, es habitual que las empresas de eventos os enseñen fotos de trabajos que han realizado para otros clientes. Tómate la libertad de hacer lo mismo: muéstrales imágenes de eventos a los que has asistido y de los eventos celebrados en la empresa anteriormente, indicando los aspectos que más os gustaron.
  • Seguimiento mediante correo electrónico: El coordinador del evento registrará y priorizará las próximas acciones, asignando un responsable para las tareas y marcando unos tiempos de ejecución. La persona de contacto designada en tu empresa debe recibir estas notas de la reunión con prontitud para que todos puedan realizar un seguimiento de sus tareas y plazos.
  • Pensar “fuera de la caja”… ¿o deberíamos decir “fuera de la sala”? Si has elegido la empresa de organización de eventos idónea, pronto se convertirán en ”parte de la familia”. Así que, ¿por qué no tener algunas de las reuniones de seguimiento, que suelen ser más cortas, fuera de la sala de juntas? Puede ser en un entorno más informal, durante un desayuno de trabajo, ¡lo que prefieras!

Esperamos que estas pautas te ayuden a sacarle el máximo rendimiento a tu reunión con la agencia de eventos elegida. Si estás en buenas manos, tus expertos de confianza se encargarán de todo, quitándote un peso de encima y haciendo realidad tu evento tal y como lo imaginabas, y más allá.

¿Sueñas con celebrar tu evento en Andalucía pero no tienes un colaborador on-site que te ayude a hacerlo realidad? ¡Cuéntanos en qué te podemos ayudar! Ya sea la gestión integral “llave-en-mano” de tu evento, dando apoyo local en necesidades específicas, o una simple escenografía, somos expertos en la gestión de eventos y te damos la tranquilidad de que tu evento será un éxito.